EZD RP ruszył w 38 miejskich jednostkach. Zmienia się obieg dokumentów w Żorach

Jedno wdrożenie objęło nie tylko urząd, ale także 38 miejskich jednostek. W Żorach system EZD RP połączył codzienną pracę wielu instytucji i wymusił zmianę podejścia do dokumentów. Za technicznym uruchomieniem stoi duży projekt organizacyjny, o którym mówi Krzysztof Chrobasik, dyrektor Zarządu Budynków Miejskich i pełnomocnik prezydenta miasta ds. cyfryzacji.

1 czerwca system EZD RP uruchomiono jednocześnie w 38 miejskich jednostkach. Skala przedsięwzięcia oznaczała konieczność przygotowania nie tylko infrastruktury informatycznej, lecz także pracowników i procedur w Urzędzie Miasta, Zarządzie Budynków Miejskich, Centrum Obsługi Informatycznej oraz pozostałych jednostkach uczestniczących w projekcie.

• Jeden system objął urząd i miejskie jednostki
• EZD RP ma być początkiem kolejnych zmian

Jeden system objął urząd i miejskie jednostki

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją ma porządkować obieg spraw i pism. Jak wynika z rozmowy opublikowanej na portalu GOV.pl, wdrożenie nie było traktowane jako proste przeniesienie papierowych dokumentów do komputera.

Cyfryzacja administracji nie polega na zastępowaniu papieru ekranem.

Krzysztof Chrobasik podkreśla, że zmiana dotyczy całego sposobu organizacji pracy – od określenia celu sprawy i terminu, przez wskazanie odpowiedzialności, aż po ocenę efektu dla mieszkańca. Dla osób załatwiających sprawy w miejskich jednostkach oznacza to, że znaczenie będzie miał nie sam elektroniczny dokument, lecz sprawniejszy i bardziej uporządkowany proces jego obsługi.

EZD RP ma być początkiem kolejnych zmian

Dyrektor ZBM i pełnomocnik prezydenta Żor ds. cyfryzacji określa uruchomiony system jako fundament dalszego rozwoju cyfrowej administracji. W kolejnych etapach planowane są integracja różnych systemów oraz automatyzacja procesów.

EZD RP traktujemy więc nie jako zakończenie cyfryzacji Żor, ale jako jej fundament.

Tak szerokie wdrożenie wymagało współpracy wielu zespołów. W rozmowie Krzysztof Chrobasik podziękował pracownikom Urzędu Miasta, ZBM, Centrum Obsługi Informatycznej i wszystkich jednostek zaangażowanych w projekt. Podkreślił również, że prace związane z wdrożeniem nadal trwają, co oznacza dalsze dostosowywanie organizacji pracy do elektronicznego obiegu dokumentów.

na podstawie: Urząd Miasta w Żorach.