Niekompatybilne systemy i oprogramowanie mogą oznaczać dla naszej działalności spore problemy. Nie tylko utrudniają pracownikom wykonywanie obowiązków, ale przekładają się również na niezbyt wydajne przetwarzanie procesów. Idealnym sposobem na ich rozwiązanie jest integracja systemów informatycznych. Dlaczego?
Na czym polega integracja systemów?
Z problemami ze spójnością danych zetknął się niemal każdy z nas, nawet w codziennym życiu. Te sytuacje są często bardzo prozaiczne. Najprostszy przykład dotyczy chociażby otrzymania pliku, którego rozszerzenie nie pozwala na uruchomienie go przez programy, jakie mamy na dysku. Aby było to możliwe, możemy poprosić nadawcę o zapisanie pliku w innym formacie, samodzielnie wyposażyć się w odpowiednie narzędzie lub konwertować plik za pomocą zewnętrznego oprogramowania. Oczywiście nieco inaczej wygląda to w przypadku przedsiębiorstw. Po pierwsze, dostęp do oprogramowania konkretnego typu może być trudny lub drogi. Po drugie, sięgnięcie po takie środki przekłada się negatywnie na jakość i tempo procesów. Wówczas odpowiedzią staje się integracja systemów komputerowych.
Skąd biorą się problemy?
Brak kompatybilności oprogramowania może mieć różne źródła. Jednym z najczęściej spotykanych jest podejmowanie nie do końca przemyślanych decyzji zakupowych. Jeżeli w firmie równocześnie korzysta się – na przykład w ramach różnych działów czy stanowisk – z różnych typów oprogramowania czy urządzeń – istnieje spore ryzyko, że nie wszystkie będą pozwalać na swobodne wymienianie się danymi. Implementacja systemu informatycznego powinna być więc szczegółowo przemyślana.
–Bardzo często problem powstaje również w wyniku fuzji. Typy oprogramowania wykorzystywanego przez różne firmy, działające do tej pory niezależnie, potrafią się znacząco od siebie różnić, co utrudnia współpracę po połączeniu podmiotów – mówi Piotr Bargieł, ekspert firmy Kotrak zajmującej się integracją systemów informatycznych, wdrożeniami ERP oraz tworzeniem oprogramowania dedykowanego.
Co udaje się osiągnąć dzięki integracji systemów komputerowych?
Podstawowy cel integracji jest prosty: zapewnienie optymalnego przepływu danych pomiędzy wykorzystywanymi w firmie systemami, aplikacjami czy urządzeniami. Oczywiście może to dotyczyć nie tylko narzędzi wykorzystywanych bezpośrednio w konkretnym podmiocie, ale również rozwiązań, z których korzystają podmioty zewnętrzne, np. kontrahenci czy klienci.
Przekłada się to na usprawnienie procesów i stworzenie środowiska komfortowego z punktu widzenia wszystkich pracowników i kadry zarządzającej. Zakres działania może być przy tym bardzo zróżnicowany. Z jednej strony możliwa jest integracja systemów informatycznych zarządzania, z drugiej integrować można również zdecydowanie mniej rozbudowane typy oprogramowania, np. pojedyncze aplikacje.
Koszt integracji nie musi być wysoki
To, ile będzie kosztować integracja systemów informatycznych, zależy od wielu czynników. Przede wszystkim od wspomnianej skali wdrożenia. Warto mieć jednak świadomość, że liczy się również to, z jakiej metody skorzystamy. Informatyka daje pod tym względem sporo możliwości. Nie zawsze konieczne jest np. zapewnianie przepływu danych w dwóch kierunkach.
W niektórych przypadkach wystarczające będzie ograniczenie się wyłącznie do jednostronnego obiegu plików, co pozwoli obniżyć koszty oraz skrócić czas wdrożenia. Bardzo dużo zależy tu od doświadczenia i kompetencji firmy odpowiedzialnej za integrację systemów, z którą nawiążemy współpracę.
