Nawet jeśli udało nam się wynająć najlepszą salę z doskonałym nagłośnieniem, szczęśliwie ominęliśmy obostrzenia związane z pandemią i zapewniliśmy sobie udział świetnych prelegentów, to nasza konferencja wciąż może pójść nie tak. Czasem jednym z kluczowych czynników jest publiczność. Jak nad nią zapanować?
Organizacja imprez okolicznościowych — co trzeba wiedzieć?
Każdy, komu wydaje się, że wystarczy zarezerwować salę, zamówić catering i poprosić pracownika działu marketingu, by zajął się organizacją wydarzenia, popełnia ogromny błąd. Co gorsza, takie decyzje mogą kosztować naszą firmę bardzo dużo.
Pozytywna opinia w branży to coś, na co pracuje się przez długie lata. Seria niefortunnych zdarzeń podczas ważnego branżowego eventu może przytrafić się każdemu, jednak osoba, która nie ma doświadczenia scenicznego, może dodatkowo spotęgować krytyczny odbiór pozornie błahej wpadki. To jedna z tych sytuacji, kiedy przyda nam się prezenter-konferansjer. Dlaczego?
Konferansjer z wieloletnim stażem zwraca uwagę na to, że prowadzący jest nie tylko lektorem, ale też liderem. To od niego zależy, co w danej chwili dzieje się na scenie. Nie wpływa na to nawet obecność event managera. To ogromna odpowiedzialność.
Jaki powinien być konferansjer?
Pod wieloma względami można opisać go jako człowieka-orkiestrę. Zakres jego kompetencji jest bardzo elastyczny i zahacza o wiele dziedzin, które na pierwszy rzut oka nie są związane z pracą sceniczną. Można tu wskazać m.in. na ciągły kontakt z reżyserką czy zapewnienie wsparcia kolejnym prelegentom.
Zwykle są to także osoby, które mają naturalną zdolność adoptowania się do zmieniających się warunków pracy. Najlepszym konferansjerom nie robi żadnej różnicy, czy wydarzenie będzie transmitowane przez sieć, czy odbędzie się w tradycyjnej formule, na przykład na jednej z sal w katowickim Spodku.
Pomimo tego, że zasady, jakimi rządzą się eventy online, nakładają pewne ograniczenia, to profesjonaliści wiedzą, jak utrzymać zaangażowanie widzów. Czasem jest to wchodzenie w interakcję z osobami dyskutującymi na czacie, a kiedy indziej rekomendują organizatorom, by konferencję przeplatać drobnymi konkursami z nagrodami.
Jak zapanować nad publicznością podczas konferencji?
Widownia może być naszym największym sprzymierzeńcem lub głównym krytykiem. W dużej mierze jest to zależne od tego, jak zachowuje się konferansjer i jakie decyzje podejmuje w trakcie wydarzenia. To ciąg połączonych ze sobą zdarzeń, od których w dużej mierze zależy, czy na końcu, po podziękowaniu za obecność, otrzymamy gromkie brawa czy gwizdy.
-Podczas samego eventu wszystko zaczyna się od odpowiedniego zaangażowania publiczności — jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem konferencji. Aby zdobyć ich uwagę, przyda się element zaskoczenia: wejście między publikę i wyrywkowe zagadywanie, na czyj występ najbardziej czekają czy skąd przyjechali, skutecznie zachęci ich do zachowania czujności — mówi konferansjer Maciej Kautz.
W tej pracy zdarzają się też sytuacje, kiedy bardzo ważne jest ogromne doświadczenie sceniczne. Załóżmy, że gdzieś na sali rozgorzała dyskusja, która staje się tak głośna, że przeszkadza prelegentowi. Co w takiej sytuacji robi konferansjer?
Wskazywanie konkretnych osób i prośba o zachowanie ciszy może odnieść efekt odwrotny od zamierzonego. Zawodowcy wiedzą, że o wiele większą moc ma cisza. Wystarczy zawiesić głos i poczekać. Po chwili dyskusja powinna się uspokoić, a my będziemy mogli oddać głos znajdującemu się na sali mówcy. To tylko jedna z technik, którą znają zawodowcy.
